在当今数字化浪潮中，我国电子凭证改革正以迅猛之势驶入快车道，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。费用报销数字化转型成为企业财务数智化升级的关键一环。尽管电子凭证数字化转型势在必行，但企业在财务档案管理方面，尤其是费用报销相关的档案管理，仍面临着重重痛点。合思，作为领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，凭借敏锐的市场洞察力和强大的技术实力，推出了合思档案，旨在为企业解决费用报销数字化转型过程中的难题。
产品背景与行业痛点：传统报销档案管理困境
我国电子凭证开具端已基本实现数字化适配，在费用报销流程中，前端的电子凭证开具变得更加便捷高效。然而，企业在电子凭证接收、报销、入账、归档环节却存在诸多难题。传统纸质档案管理方式在费用报销档案管理方面暴露出明显的弊端。
归档难是一大问题。财务人员在进行费用报销归档时，需要花费大量时间确认单据一致性。每一张报销单据都需要仔细核对，确保其与相关业务的匹配度，这一过程繁琐且容易出错。而且，档案遗失的情况也难以避免，一旦重要的费用报销档案丢失，可能会给企业带来财务风险和合规问题。
查找慢也是传统方式的短板。纸质档案受时空限制，当企业需要查找某一笔费用报销档案时，往往需要耗费大量时间在堆积如山的档案中逐一搜寻。无法实时调阅档案，使得企业在处理紧急业务或进行财务审计时效率低下。
成本高同样不容忽视。大量纸质档案的管理对空间和人力要求极高。企业需要专门的档案室来存放这些档案，同时还需要安排专人进行档案的整理、保管和查找工作，这无疑增加了企业的运营成本。
不合规问题也日益凸显。纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存和数据安全可用。在费用报销数字化转型的背景下，这种传统管理方式显然无法满足企业对财务数据安全和合规性的要求。
解决方案概述：合思档案打通报销全流程
合思推出的电子会计档案管理平台——合思档案，全面打通了电子凭证会计处理全流程各环节，为费用报销数字化转型提供了强有力的支持。
基于广泛连接的生态，合思档案能够与企业内部的各个系统以及外部的相关平台进行无缝对接。无论是企业的财务管理系统、费用报销系统，还是供应商的开票系统，都能与合思档案实现数据的流畅交互。
双轮驱动的模式创新是合思档案的一大特色。一方面，通过技术创新不断提升平台的性能和功能，为企业提供更优质的服务；另一方面，深入了解企业的业务需求，根据不同行业、不同企业的特点，提供个性化的解决方案。
无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案更是为企业带来了全新的体验。在费用报销过程中，员工的消费行为可以直接与企业的财务系统进行关联，实现消费数据的实时入账和自动归档。这不仅提高了费用报销的效率，还减少了人为干预，降低了错误率。
合思档案为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务，让企业在费用报销数字化转型的道路上更加顺畅。
核心功能与优势：全生命周期管理的卓越体验
- 功能蓝图：构建报销档案管理新生态
合思档案的功能蓝图涵盖了电子会计档案全生命周期管理的各个方面，为费用报销档案管理提供了一站式解决方案。
便捷调阅不打印，员工和财务人员无需再为查找纸质档案而烦恼，只需在系统中进行简单操作，即可快速调阅所需的费用报销档案。混序归集免组装，系统能够自动对不同来源、不同格式的费用报销档案进行归集和整理，无需人工进行繁琐的组装工作。
智能采集是合思档案的重要功能之一。通过外部生态的OCR识别、RPA技术，以及内部系统的EAI插件、API接口，能够快速、准确地采集费用报销相关的电子凭证和数据。预归档服务集成了多种服务和规则引擎，能够对采集到的数据进行初步处理和校验，确保数据的准确性和完整性。基础管理功能包括档案存储、检索、借阅、销毁等，为费用报销档案的安全管理提供了保障。档案服务则提供辅助审计、项目管理、统计分析等功能，帮助企业更好地利用费用报销档案数据进行决策。
- 全生命周期管理优势：精细把控报销档案各环节
档案采集环节，合思档案采用开放式接口互联，企业可以自主选择与不同的系统进行对接，实现费用报销数据的自主采集。大文件自动切割功能，能够将较大的电子凭证文件进行合理分割，便于系统的处理和存储。数电票自动化解析则能够快速识别数电票中的关键信息，提高数据采集的效率。
档案制档环节，智能关联功能能够将费用报销档案与相关的业务信息进行自动关联，方便后续的查询和审计。自动组装功能能够根据预设的规则，将不同的费用报销单据自动组装成完整的档案。四性检测和业务检测确保了档案的真实性、完整性、可用性和安全性，同时也符合企业的业务规则。自定义版式文件功能则允许企业根据自身需求对档案的版式进行定制。
档案管理环节，精准权限管控功能能够根据不同用户的角色和职责，设置不同的档案访问权限，确保费用报销档案的安全性。档案目录灵活扩展功能允许企业根据业务的发展和变化，对档案目录进行灵活调整。水印管理功能能够在档案文件上添加水印，防止档案文件被非法复制和传播。档号符合国标要求，保证了档案管理的规范性。
档案利用环节，多维检索功能允许用户根据不同的条件进行档案检索，如费用报销时间、报销人、报销项目等。一站式预览功能能够在一个界面上展示档案的所有信息，无需在不同的页面之间进行切换。在线借阅功能方便员工和财务人员在需要时快速借阅费用报销档案。异构系统联查功能能够与企业的其他系统进行关联查询，提高数据的综合利用效率。实物混序归档和可视化盘点档案数据功能则为企业的实物档案管理提供了便利。
- 产品价值：降本增效提升报销管理效能
自动化归档功能让企业告别了重复性的费用报销档案整理工作。财务人员无需再手动将报销单据进行分类、装订和归档，系统能够自动完成这些工作，大大提高了工作效率。
档案利用便捷高效，员工和财务人员能够快速获取所需的费用报销档案信息，为企业的业务决策提供及时支持。档案数据同源，透明流转，便于企业对费用报销情况进行监控和分析。通过对费用报销数据的深入分析，企业可以发现费用支出的规律和问题，从而采取相应的措施进行优化。
合思档案还能有效降低企业的成本。以某企业为例，使用合思档案后，年节约打印、存储、人力等成本达338,910元。在费用报销数字化转型的过程中，这些成本的节约对于企业来说具有重要的意义。
应用场景与案例：多行业报销管理成功典范
合思档案在多个行业都有成功的应用案例，为不同行业的企业在费用报销数字化转型方面提供了借鉴。
在食品行业，好想你面临着费用报销归档难、查找慢、成本高、不合规等业务痛点。合思为其提供了打破壁垒、数据同源的解决方案。通过合思档案，好想你实现了费用报销数据的自动关联和整合，不同部门之间的信息壁垒被打破，数据能够在各个环节之间透明流转。自动组装和审计便捷功能让费用报销档案的整理和审计工作变得更加高效。实物高效管理功能则解决了好想你在实物档案管理方面的难题。最终，好想你实现了减少90%人工耗时，总部接收减少80%管理耗时，借阅管理减少67%管理耗时，预计减少综合成本20万元/年的收益。
在餐酒吧行业，COMMUNE幻师也通过合思档案实现了费用报销数字化转型的突破。合思档案的智能采集和自动化归档功能，让餐酒吧的费用报销管理更加规范和高效。通过对费用报销数据的分析，COMMUNE幻师能够更好地控制成本，提高经营效益。
在餐饮连锁行业，云海肴同样受益于合思档案。费用报销档案的全生命周期管理让云海肴能够及时掌握各门店的费用支出情况，为企业的战略决策提供有力支持。
众多企业已通过合思档案实现了降本增效、合规经营和低碳运营。如果您的企业也想解决费用报销数字化转型过程中的财务档案管理难题，实现财务数智化转型，不妨选择合思档案。立即拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com了解更多，您还可以免费试用合思档案，开启企业费用报销管理的新篇章。
