在数字化浪潮的推动下，数电票正以前所未有的速度扩张。政策明确指出，2025年要完成数电票全覆盖，目前全国36个省市区已实现数电票试点全覆盖，并且多部政策法规肯定了电子会计档案和电子凭证的法律效力，电子发票的接收也完全合法合规。这一系列的变化，让企业财务档案管理直面新挑战，信息化建设亟待“恶补”。
然而，在纸电混合时代，企业传统的纸质档案管理模式弊端尽显。企业高管常常面临纸质档案管理成本高且占地的问题，大量的纸质档案不仅需要专门的档案室和档案柜来存放，还需要投入大量的人力进行管理。而且，档案数据难以分析利用，无法为企业的决策提供有效的支持。财务人员更是苦不堪言，他们要处理大量的档案数据，整理工作耗费大量时间，需要手动逐一匹配、核对确认，工作枯燥繁复。业务人员在出差、招待报销时，纸质票据的留存和上交流程也十分繁琐。
传统纸质档案管理还存在着高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。纸质凭证输出的耗材成本高，存储空间需求大；手工装册归档的重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，数据不能有效利用；电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，不可抗力还可能导致纸质档案损坏。此外，企业在推行数字化过程中，虽然通过多种系统解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节仍未解决纸质文件储存问题和数据存储线下载体问题，影响了企业全面数字化进程。
面对这些痛点，合思档案应运而生，为企业提供了全面的解决方案。
全场景适配：合思档案一站式解决方案
合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案，广泛连接业财系统，能够实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收，满足企业不同场景下的档案管理需求。
单套制解决方案实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装。在企业的业务及管理流程中，包含实物流转和电轨运行，合思档案采用线上一套电子数据管理的方式，确保财务档案证据链完整，全面反映企业经营业务。档案数据之间建立了完整的勾稽关系，相互可穿透查询，纸质原文件混序归档，效率更高。会计档案无需打印，应收尽收，保证了档案数据的完整、真实、合规。
档案扩展解决方案可自定义档案类型，实现全流程扩展管理。通过生成式OpenAPI和自定义档案目录，帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。该方案提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化，企业可根据自身管理需求自定义归档目录。
证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供不同组合形式的档案匹配组装能力。依照不同类型档案规则，将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链。同时，创造性地提供财务视角下的完整性检测方案，自动按照真实业务场景检测证据链完整性，保障财务合规。
核心功能赋能：合思档案的卓越优势
合思档案具备众多强大的核心功能，在管理、效率、合规等方面展现出显著特点。
智能采集功能支持多源采集，包括接口互联自主采集和手动采集自主补录。接口互联基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，还支持自定义数据采集方案。手动采集则支持多种便捷手动数据补录方式，如单张PDF大文件、多张回单/发票自动切割、自定义配置Excel导入模板，实现结构化数据批量导入。
智能制档通过规则引擎自动组装，会计档案关联规则可视化配置。不同系统、不同类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据，可减少90%的人工匹配工作量。此外，还有辅助人工整理功能和关联任务执行进度可视化。同时，通过字段映射让查阅更便捷，已完成业务证据链组装的档案数据可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。
在档案管理方面，权限管理精准管控。支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围也可自定义。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类，档案字段可自定义维护、新增创建、表单主键设置等，灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口。
合思档案还具有“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案。按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性，检测结果可查阅，可追溯。
实践见证实力：合思档案的应用成效
合思档案在不同类型的企业中都得到了广泛应用，并取得了显著的管理成效。
对于年单据量2.6亿的企业，原本存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案的解决方案是多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现档案管理电子化和借阅管理信息化，简化装订流程。实施后，实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。业务和财务数据可以穿透联查，会计凭证上下游单据以树状结构呈现。以某月入库数据为例，数据加载仅需30s，关联匹配15min，凭证与单据关联次数达350亿次，单据与单据关联次数达800亿次，大大提高了工作效率，降低了企业成本。
共享中心统建的集团型企业，面临档案管理流程复杂、凭证附件标准/会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案包括安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地。实施后，实现了标准化落地，确保电子会计档案合规，低碳环保。整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放了1/3的存储空间，纸张打印成本减少100万张纸/年。
多系统数据互联的企业面临着低效的档案管理现状和档案管理痛点。合思档案的单套制管理方案有数据集成方案、业务检测方案、跨系统调阅方案。实施后，实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理。预估节省总体成本30W + /年，合规性管理达到100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。
中国最大的K12民办教育集团之一存在低效的档案管理现状，在采集、存储、整理、利用环节都有诸多问题。合思档案的单套制管理方案包括数据集成方案、智能化制档方案、电子原文件独立管理。实施后，以电子会计档案为核心，形成了多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率。档案可以进行多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。
无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案坚持以客户为中心，助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。
合思在北京、上海、杭州等多地设有办公地点，联系电话为400 – 105 – 6505，网站是www.hosecloud.com，还有微信公众号和微信小程序可关注。企业可通过这些渠道与合思取得联系，尝试免费试用合思档案，解决档案管理问题，开启数字化转型和降本增效的新征程。
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