流程化发票管理：合思档案助力企业档案管理数字化转型

在数字化浪潮席卷的当下，企业的运营与管理正经历着深刻的变革。2025年数电票全覆盖的目标已清晰可见，这一变革犹如一股强劲的东风，推动着企业财务档案管理迈向新的征程。然而，随之而来的是企业在档案管理方面面临的重重挑战，信息化建设的短板亟待补齐。

数电票以其独特的XML格式存档要求，以及XBRL文件需写入财务入账信息的规定，让企业深切认识到，传统的档案管理方式已难以适应“数字化凭证时代”的需求。专业的“电子会计档案管理平台”成为企业应对这一挑战的关键利器。

纸电混合的时代背景下，企业不同角色在档案管理中都面临着各自的困境。企业高管们头疼于纸质档案管理成本的居高不下，大量的存储空间被占用，而档案数据却如一盘散沙，难以汇总整理和分析利用。财务人员则被海量的档案数据压得喘不过气来，繁琐的整理工作耗费了大量时间，手动逐一匹配、核对确认的过程枯燥又繁复。业务人员在出差、招待后的报销环节，需要留存并上交纸质票据，繁琐的流程让他们苦不堪言。

企业档案管理的成本问题也不容忽视。高显性成本，如纸质凭证输出的耗材成本和档案室、档案柜等存储空间的需求，像两座大山一样压在企业的肩上。高隐形成本，如手工装册归档的重复性工作量和查询调阅条件的粗糙，导致数据无法有效利用。高合规风险，如电子会计凭证文件缺乏有效管理手段，以及不可抗力可能导致的纸质档案损坏，时刻威胁着企业的合规运营。

尽管企业在数字化推行过程中，通过OA系统、资金系统等建设解决了部分线上业务处理问题，但在归档、储存环节，纸质文件储存问题依然顽固存在。保证档案原生性，确保企业财务档案管理合规，实现企业全面数字化，成为企业亟待解决的问题。而流程化发票管理，正是解决这些问题的关键所在。

合思档案：一站式全角色解决方案

合思档案针对企业不同角色的需求，提供了全方位的解决方案。

对于CEO/高管而言，合思档案就像一位睿智的军师，能够沉淀企业的数据资产，保障合规管理。通过提升企业财务档案的利用效率，挖掘财务档案数据的价值，为企业决策提供强大的数智化支持。在这个过程中，流程化发票管理起到了至关重要的作用，它使得财务服务效率大幅提升，助力企业打响数字化转型的决胜之战。同时，借助数字化手段，企业能够节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营。

对于归档员/财务来说，合思档案是他们的得力助手。它让工作效率得到显著提高，告别了重复低价值的工作。档案数据同源，全流程透明流转，便于监控和分析。流程化发票管理确保了数据的准确和高效，让他们能够轻松完成档案管理工作，提高档案利用效率。

对于外部审计，合思档案带来了全新的体验。审计不再需要进入档案室，档案外审实现了在线化、可溯源。一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务人员无需再与审计人员进行重复沟通和补充审计资料。流程化发票管理使得审计工作更加便捷、高效。

合思档案提供的领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，能够满足企业不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现了发票/回单/凭证/单据/自定义档案的自动匹配、应收尽收，让流程化发票管理真正落地。

核心功能：流程化发票管理的强大支撑

合思档案的核心功能为流程化发票管理提供了坚实的支撑。

多源采集功能是合思档案的一大亮点。基于跨系统数据集成要求，它提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，它还支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。对于不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，合思档案支持多种便捷手动数据补录方式，如单张PDF大文件，多张回单/发票自动切割，自定义配置Excel导入模板，实现结构化数据批量导入。流程化发票管理在多源采集的基础上，确保了发票数据的全面、准确采集。

智能制档方面，会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据，减少了90%的人工匹配工作量。同时，它还提供关联检索、全文检索等辅助功能以及手工关联、手工解绑等修正操作，关联任务执行进度可视化。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。流程化发票管理在智能制档过程中，实现了发票与其他会计凭证的高效关联和整合。

“四性检测+业务检测”双模式检测方案是合思档案的又一重要功能。按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，它围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置；保障业务数据完整性，检测结果可查阅，可追溯。流程化发票管理在检测环节，确保了发票数据的合规性和准确性。

档案管理功能上，合思档案支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围自定义。支持自定义档案目录分类，档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口，便于对外提供。系统规范预置档号、档案册号编制规则，同时支持根据企业制度自主排列、扩展等，满足国标档号规则格式，支持对不同核算单位按不同编号规则，流水号重置规则支持按年度或会计期间。流程化发票管理在档案管理环节，实现了发票档案的规范化、个性化管理。

应用案例：流程化发票管理的实践验证

合思档案在不同企业的应用场景中，充分展示了流程化发票管理的实际效果。

某企业年单据量高达2.6亿，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，实现了业务、财务数据的应收尽收。自动匹配组装档案，让会计凭证上下游单据以树状结构呈现。档案管理电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯。简化装订流程，1分钟快速定位数据，减少了打印与邮寄。在这个过程中，流程化发票管理使得发票数据得到了高效处理，实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效，企业成本降低，财务人员增效。

某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临着档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案实现了安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地。流程化发票管理确保了发票数据在整个档案管理过程中的合规性和准确性，实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年。

某企业存在低效的档案管理现状，如整理、保管、存储环节繁琐，会计档案散落各系统，档案数据未有效整理利用，日常检索依赖多端系统分散查询，纸质档案管理为主存在诸多弊端，电子发票、电子银行回单存档不合规范等问题。合思档案的数据集成方案广泛连接，标准统一；接口开放服务，自定义扩展，配置化的接口方案，即开即用，应收尽收。业务检测方案精细化至元数据层级的关联规则引擎，站在财务视角配置符合“四流合一”的数据检测方案，能快速核查档案关系链条是否完整匹配，数据金额是否准确匹配。跨系统调阅方案通过业务系统与档案系统的调阅交互，使得业务系统所查询数据根据权限和自动查询条件，可直接跨系统调阅完整业务链条的档案数据。流程化发票管理在这个案例中，实现了发票数据的统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理，预估节省总体成本30W+/年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。

某中国最大的K12民办教育集团之一，在档案管理的采集、存储、整理、利用环节都存在低效问题。合思档案的数据集成方案按照归档范围、归档标准梳理业务档案归档场景，实现应收尽收，统一数据标准，夯实数据分析基础，灵活运用动态API接口，按阶段延展档案管理范围。智能化制档方案按照业务管理规范和归档管理规范，搭建全业务版式文件自动生成及归档，按照统一的业务逻辑，搭配可视化关联规则配置，通过业务映射打破财务数据和业务数据的数标签，将业务证据链搭建完成，实现智能化自动组装。电子原文件独立管理完成电子票据的合规存档，为参加电子凭证会计数据标准化试点打下坚实基础。以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。流程化发票管理在该集团的档案管理中，发挥了重要作用，提升了发票管理的效率和合规性。

在当前经济环境下，电子会计档案已成为企业数字化建设的必然选择。合思档案凭借其强大的功能和丰富的应用案例，能够助力企业解决“纸+电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，实现财务无纸化、低碳发展、数字化转型，挖掘会计档案的深度价值。

合思档案拥有广泛的连接能力，能连接各类异构业财系统，广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统。它具备100%自动归档能力，强大的规则匹配能力，最大程度地减少人工介入，实现自动组装、归档。作为符合国家政策要求的档案系统，它能进行电子会计档案合规性管理。同时，它拥有灵活承接、持续迭代的能力，满足接收管理数电票的能力，且能及时应对变化。

众多事业单位及院校、央企、行业领军企业、国家试点企业都选择了合思档案，客户反馈良好。企业可以放心选择合思档案，开启高效档案管理之旅。现在，不妨点击免费试用，亲身体验合思档案带来的流程化发票管理解决方案，感受企业档案管理的全新变革。