在当今数字化浪潮中，财务数字化转型已成为企业提升竞争力的关键。北京动力源科技股份有限公司，作为我国电源行业的佼佼者，在合思的助力下，成功实现了财务数字化转型，尤其是在发票归档管理方面取得了显著成效。
北京动力源科技股份有限公司成立于1995年，是我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。其业务聚焦数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，产品广泛应用于国家重点建设项目。2022年3月，动力源入选北京市专精特新“小巨人”企业。然而，在财务数字化转型的道路上，动力源也曾面临诸多挑战。
困境迷局：转型前的动力源痛点
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流程繁芜：多系统操作体验的“荆棘之路”
2011年，动力源就开启了财务数字化转型和业财融合之路，先后自建了费控系统、采购管理系统等。但理想很丰满，现实却骨感。整体流程依旧复杂，系统壁垒高耸，与预期的转型效果差距较大。员工在进行申请单提交时，需要在各个系统间频繁切换，操作体验极差。而财务人员在处理报销数据时，只能手工录入系统，发票验真、查重也都依靠手工进行。这就导致假票、错票、重票的情况难以避免，发票归档管理更是混乱不堪。 -
数据孤岛：系统割裂带来的信息滞后
同一个报销信息，审批、预算、差标分散在多个系统中管理，彼此之间无法及时联动。这使得财务制度难以落地，数据分散且信息滞后。在发票归档管理方面，由于数据不能及时整合，导致归档效率低下，准确性也大打折扣。 -
业务复杂：报销模式的“重重迷雾”
动力源主营通讯基站建设，业务人员需要高频深入全国各乡镇开展项目。报销涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作异常繁琐。这无疑增加了发票归档管理的难度，使得财务人员在面对大量的发票时，常常感到力不从心。
精准施策：合思的解决方案
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系统集成：搭建数据互通的“桥梁”
合思在系统集成方面下足了功夫。将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控同步；同时，将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步。这样一来，实现了订单支出成本的实时归集和统计，为发票归档管理提供了准确的数据支持。通过系统集成，各个系统之间的数据不再孤立，而是形成了一个有机的整体，使得发票归档管理更加高效、准确。 -
无需报销：开启员工幸福的“绿色通道”
合思推出的无需报销模式，让业务人员因公消费免垫资、免开票，大大提升了员工的幸福感。消费受申请单和差标管控，确保消费即合规。财务统一对账，自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单。发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键归档。这一系列的自动化操作，不仅简化了报销流程，还提高了发票归档管理的效率和准确性。 -
连接之力：打破数据流转的“壁垒”
合思费控系统连接能力强，采用Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持标准化方式对接第三方系统。这一技术打破了数据流转的壁垒，使得待审批信息能够自动同步到各部门负责人，业务数据跨系统同步应用。在发票归档管理方面，加快了业务处理和数据统计效率，让财务人员能够更加轻松地完成发票归档工作。
协同共进：解决方案的实施步骤
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前期筹备：数据梳理的“精细工程”
合思团队与动力源紧密合作，首先进行系统集成的前期准备工作。对动力源现有系统的数据进行了全面的梳理和分析，了解各个系统的数据结构和业务流程。这一步骤为后续的系统对接奠定了坚实的基础，确保在发票归档管理过程中，数据能够准确无误地流转。 -
系统对接：数据同步的“精准对接”
在完成前期准备工作后，合思团队逐步完成了HR系统、BPM系统等与合思费控的对接。在对接过程中，严格把控数据质量，确保数据准确同步。这一过程中，发票归档管理系统也与其他系统实现了无缝对接，使得发票数据能够及时、准确地进入归档系统。 -
员工培训：新功能应用的“知识赋能”
为了让动力源员工能够熟练使用无需报销等新功能，合思对员工进行了全面的培训。培训内容包括系统操作流程、新功能的使用方法等。通过培训，员工们熟悉了新的操作流程，能够更加高效地完成报销和发票归档管理工作。
成效斐然：转型后的动力源成果
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体验革新：效率提升的“惊人蜕变”
多系统集成后，数据实现了互通，操作体验得到了全面革新。员工报销周期从原来的漫长等待缩短了3周，效率提升了300%。在发票归档管理方面，员工能够更加及时地提交发票，财务人员也能够更加高效地进行归档，大大提高了工作效率。 -
成本节约：人员减负的“显著成效”
会计工作量大幅缩减，人员成本节约了50%。这得益于合思费控系统的自动化功能，使得财务人员从繁琐的手工操作中解放出来。在发票归档管理方面，自动生成凭证和一键归档等功能，减少了财务人员的工作量，提高了工作质量。 -
流程简化：员工体验的“全新升级”
员工申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，极大缩短了员工填报时间，简化了报销流程。这不仅提升了员工的使用体验，也为发票归档管理提供了便利。员工能够更加准确地提交发票信息，减少了错误和遗漏，提高了发票归档管理的准确性。 -
合规增效：财务管控的“有力保障”
财务审批有了依据，费控更加合规，结算更加统一。从手动制作单据到智能制单，财务人员节省了更多精力去做更有价值的工作。在发票归档管理方面，合规性得到了有效保障，发票的真实性、准确性和完整性得到了提高。
高度赞誉：动力源的积极反馈
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示：企业数字化转型初期，往往过度关注系统的流程性与功能性，却忽视了根本问题。因此，将管理方案嵌入财务信息系统，强调处理时效，实现精细化管理降本增效，其实更有意义。面对复杂的需求，合思总能第一时间解决，合作只是服务的开始，未来还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。在发票归档管理方面，合思的解决方案为动力源带来了质的飞跃，得到了动力源的高度认可。
携手同行：开启财务数字化之旅
众多像动力源这样的专精特新企业，在合思的助力下成功实现了财务数字化转型，尤其是在发票归档管理方面取得了显著的效益。如果您的企业也面临财务数字化转型的难题，不妨选择合思，开启高效、合规的财务数字化之旅。现在，您可以免费试用合思的解决方案，亲身感受其在发票归档管理等方面的强大功能和卓越效果。让合思陪伴您的企业，在数字化浪潮中乘风破浪，实现财务数字化转型的新跨越。
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