在当今的企业运营中，费用支出管理如同隐藏在暗处的礁石，看似不起眼，却可能对企业的航船造成严重的损伤。长期以来，企业费用支出占总支出的比重相对较少，因而未得到足够的重视。然而，费用存在于企业的每一个角落，与每一位员工息息相关。费用报销的处理过程耗时耗力，如同沉重的枷锁，严重拖累了企业的运营效率。
特别是在新兴行业中，费用支出占总支出的比例相较于传统行业有了明显的提升。费用支出种类繁杂，发生频次高，合规性差，这使得费用支出的管理成为了企业的一大顽疾，而其核心就在于费用报销。
在L1手工报销阶段，企业的费用管理能力和数字化水平处于较低级别，采用的是粗犷的财务管理模式，缺乏相关系统的辅助。预算管控环节普遍缺失，企业大多凭借经验设置预算标准，进行“拍脑袋”式的预算决策。员工在消费过程中需要自行把控消费标准，绝大部分消费都由员工个人垫资支付，每笔消费的确认、改动、取消都需要员工亲自操作，这无疑增加了员工的负担，也降低了工作效率。
到了费控管理L2阶段，虽然情况有所改善，但仍存在诸多问题。企业及员工的每单消费都需要与零散供应商逐一签约、付款，导致同一消费项目对应不同的非标价格与服务。人工检查发票项目、税务合规的过程繁琐，财务人员只能在事后了解消费信息，还需要将单据与业务一一匹配，主管领导批复后才能完成付款。归档依赖财务手工装订原始凭证，数据统计完全依赖手工事后报表，这不仅效率低下，还容易出现错误。
以医药企业为例，资金回流困难、研发费用居高不下，以会议推广为主的销售费用持续走高。然而，传统的报销流程效率低下，错误率高，给企业运营带来了极大的阻碍。同时，在政策影响下，药价不断下调，医药企业面临着高成本低利润的困局。
那么，如何解决这些企业费用管理的难题呢？北京合思信息技术有限公司（简称“合思”，原易快报）为企业提供了一套全面的解决方案。
数智良方破解费用迷局
合思是一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司。它通过敏捷的财务收支管理平台，帮助企业挖掘更多的净利润。基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，合思为客户提供了聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位的财务数智化服务。
财务人员应当具备前瞻性，提前预判政策方向，对税务会计和费用会计分别进行财务数字化改造。这包括扫清业务系统与财务系统的连接壁垒，搭建数字化和平台化的费控管理系统，从而实现由老政策向新政策的平滑过渡。
企业可以应用费控管理系统对电子发票进行批量的验真、查重工作，规避电子发票带来的财税风险。通过系统连接消费平台，自动归集报销信息，减少人工工作量。以费控管理为抓手，由简入繁，一步步推进流程规范、数据统一和系统打通，其意义将超越费控管理本身，成为帮助企业向业财融合的财务数字化迈进的绝佳手段。
核心功能点亮费控之光
费控管理平台的发展方向是不断强化广泛连接的能力，提供费控管理领域的综合解决方案，关键词包括数据赋能、协同、智能化等。
未来，费控厂商将会进一步提高各个方面对外、对内的广泛连接能力。一方面，进一步扩展当下多场景下的报销，提高报销的自动化和智能化，在此基础上，扩展类似的企业采购等能力。另一方面，与OA、ERP、CRM等系统或飞书、企业微信、钉钉等不同供应商对接，服务于不同使用基础的主体。同时，强调商城的平台化属性，聚合多种供应商，提高商城的供应消费能力。向企业网银、企业钱包、个人钱包方向发展，通过提升企业的金融能力进一步拓展企业服务边界，助力商业模式的新拓展。
以费控为中心的财务中台将主要扩展和完善两个方面的能力。一是财务中台本身的管理控制场景自定义能力，根据企业的组织架构和不同职位对考核的需求，自定义财务中台的管理颗粒度，在合规的基础上，满足一般员工效率优化的需求，同时实现管理部门效益优化的需求，提高组织整体的精细化管理运作能力。二是在自定义管控下催生的广泛集成的能力，颗粒度的细化，在内部集成中需要财务中台具备与OA、ERP、CRM等不同系统对接的能力，在外部需要具备和税务、司法、TMC等上下游集成的能力。
系统自动化能力也得到了极大的提升，消费数据向前匹配预算要求，自动通过或驳回报销请求；向下对接会计账目，自动完成对账，人工只需验证消费真实性。人与系统协作更加融洽，极大地释放了员工、财务人员及管理者的报销压力。
应用方案收获显著成效
通过打牢数字化地基、丰富数字化场景和深化数字化应用，企业将进入新的发展阶段。企业财务数字化的关键在于新技术的应用能力、组织架构变革能力、数据分析与决策能力的提升。业务数据与财务系统对接的下一步便是对分析与决策的支持，如财务分析、业务优化等，以此实现降本、提效与创收。
融合业务与财务数据，对企业的经营状况建立更加全面的评估体系，将是现代化企业保持市场竞争的关键。费控价值已不限于解决传统报销的痛点，更渗入到风险控制、业务决策等范畴，成为现代企业治理的一部分。
典型场景适配多元需求
合思的解决方案适用于多个典型场景。
在医药行业，医药企业面临着资金回流困难、研发费用高、销售费用持续走高的问题，传统报销流程效率低下、错误率高，政策影响下还面临高成本低利润困局。医药企业需要进行有效的费用控制、防止项目成本超支，满足相关政策要求和行业规范，实现企业的长期持续发展。合思的解决方案可以帮助医药企业优化预算审批流程，提高费用管理效率。
软件行业与传统制造行业相比，项目制、产品制是其常见的业务形态。在费用管控过程中，需要考虑项目实施前、中、后不同阶段的费用操作和特点。实施前期主要关注费用的预算情况，根据工作进行费用类型的解构；实施期间重在对应用的控制，根据费用和预算的比对，动态调整预算或对实施行动进行纠正；实施后强调费用结算的合规性。合思的解决方案可以为软件行业提供定制化的预算审批流程，满足不同阶段的需求。
连锁经营行业主要面对集团、门店、分支机构等不同的财务主体，运营中涉及人货场三要素的经营指标数量众多，要管理好费用需要健全的系统和完善的管理体系。然而，当前企业费用管理过程中仍存在诸多问题，如报销数字化程度低、供应商管理困难、审核申请支付易出错且工作量巨大等。合思的解决方案可以为连锁经营行业提供合同/台账管理模块，优化预算审批流程，提高费用管理的效率和准确性。
成功案例见证卓越实力
中国某知名制药公司致力于创新药物的自主研发、生产和销售，在业务过程中主要涉及学术会议等销售费用、医院临床试验、检测等研发费用以及原材料、耗材购买的生产费用三类费用。合思为其定制搭建讲者库，根据讲者身份信息、收款信息、个人偏好形成画像，在系统中分类留存并实时更新。同时，合思将新会议业务对象更新入会议库，销售人员提交会议报销申请时需与讲者库及会议库关联，保证每一笔费用明确可追。合思智能连通后端支付系统，付款信息由讲者库及会议库通过合思直接导入网银，出纳无需手动重复输入，银企直连一键支付，优化了预算审批流程，提高了费用管理效率。
中国某上市软件服务公司是一家全渠道数字零售解决方案服务商，公司核心费用类型包括一般行政费用、产品线下推广所产生的差旅费及委托第三方软件实施、交付的外包费用。合思为此公司定制化提供费控功能，包括预算动态管理及可视化、单据智能识别、项目费用自动归集。通过内置的EAI模块，在ERP中抓取费用数据，合思与财务系统间构建逻辑映射，将费用按财务规则分配，再通过EAI模块导入财务系统，自动生成凭证，优化了预算审批流程，实现了费用的精准管理。
中国某知名连锁餐饮品牌是经营“墨西哥餐 + 酒吧”的餐饮企业，旗下拥有分布在多地的50家连锁餐饮子公司。由于存在不同子公司及众多类型供应商，其在经营中面临多种费用类型和场景的对公付款业务。合思为此公司的多种对公付款场景提供合同/台账管理模块，各地子公司通过合思对房租、原材料、员工工资进行申请，由母公司审核通过后，经由银企直联模块统一进行各项支付。一步审核的系统降低了审核风险，提高了审核速度，同时母公司统一对费用支付降低了资金的风险，优化了预算审批流程，保障了企业的资金安全。
在当前的经济环境下，企业财务数字化转型势在必行。合思秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。截至目前，7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效。
不要再为企业费用管理难题困扰，选择合思，借助我们专业的解决方案和强大的技术支持，优化预算审批流程，实现企业财务的数字化升级和高效管理。现在就可以免费试用合思的解决方案，开启财务数智化升级之旅！
