在数字化浪潮席卷的当下，电子凭证的变革正以前所未有的速度重塑着企业的财务管理格局。2024年11月1日，铁路旅客运输领域全面推广使用数字化电子发票；紧接着12月1日，民航旅客运输服务领域也迎来了航空运输电子客票行程单的数字化升级。这一系列举措宛如强劲的东风，推动着我国电子凭证改革驶入了发展的快车道。如今，电子凭证开具端已基本完成数字化适配，曾经困扰企业的电子凭证接收、报销、入账、归档难题即将全面攻克，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
在这场意义深远的数字化转型大潮中，合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，凭借敏锐的市场洞察力和卓越的技术实力，精心打造了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。今天，我们将通过海亮教育科技服务集团的成功案例，深入探寻合思档案如何助力企业实现高效的无纸化报销方案。
海亮教育：传统财务困境待解
海亮教育科技服务集团，作为世界500强企业海亮集团旗下的教育服务品牌，是国内教育服务提供商中的佼佼者。多年来，它始终怀揣着成为全球优质教育服务引领者的宏伟愿景，在教育领域深耕细作，取得了令人瞩目的成就。
然而，随着企业规模的不断扩大和业务的日益多元化，海亮教育在财务管理方面逐渐遭遇了一系列棘手的难题。企业内部业务、财务系统繁多，且彼此独立运行，数据无法实现互通共享。这就如同一个个信息孤岛，使得结构化数据的提取变得异常困难，财务人员常常需要花费大量的时间和精力在不同系统之间查找和整合数据。
在电子发票处理环节，情况同样不容乐观。打印、查重、验伪等工作不仅耗时费力，还造成了大量纸张的浪费，与当下倡导的绿色办公理念背道而驰。而实物档案资料的管理更是让企业头疼不已。大量的纸质档案资料占用了宝贵的物理空间，企业不得不专门设立专人进行管理，这无疑增加了人力成本。而且，实物档案在存储过程中还面临着损坏的风险，一旦发生意外，企业将遭受巨大的损失。
此外，不断重复的纸质档案录入操作不仅耗费大量时间，还容易出现错误。发票、外部附件、凭证、账簿、报表的装订要求极高，财务人员需要投入大量的精力来确保装订的规范性和准确性，这进一步降低了工作效率。
合思档案：量身定制解决方案
面对海亮教育的诸多难题，合思档案凭借其先进的技术和丰富的行业经验，为其量身定制了一套全面的无纸化报销方案。
在档案数据来源方面，合思档案采用了先进的OCR技术，能够自动识别和整理各类文档信息。无论是电子发票、合同，还是其他业务文件，都能被快速、准确地识别和提取关键信息。同时，对于实物档案，合思档案通过将实体文件扫描或拍照转换为数字形式，生成数字化副本，实现了实物档案的数字化管理。
合思档案的会计类档案管理范围十分广泛，涵盖了企业内部的各种报告、合同，以及与客户、供应商等的往来函件和信息记录。通过对这些档案的集中管理，企业可以更加方便地进行数据查询和分析，为决策提供有力支持。
自动归档是合思档案的一大亮点功能。系统根据预设规则对收集到的数据进行分类和处理，确保信息的有序性和可追溯性。财务人员无需手动进行繁琐的分类和归档工作，系统会自动完成，大大提高了工作效率。
为了方便员工操作，合思档案还提供了自助OA在线平台。员工可以在平台上方便地提交申请，并进行审批流程。整个流程透明、高效，员工可以实时了解申请的审批进度，大大提升了员工的满意度。
显著成效：数据见证实力
合思档案的无纸化报销方案在海亮教育科技服务集团实施后，取得了显著的成效。
在档案整理匹配效率方面，合思档案的智能识别和自动分类功能使得档案整理匹配效率提升了90%。财务人员再也不用为繁琐的档案整理工作而烦恼，他们可以将更多的时间和精力投入到更有价值的财务分析和决策支持工作中。
在存储空间方面，数字化档案管理使得企业的存储空间减少了72%。大量的物理空间被释放出来，可以用于更有价值的用途。同时，企业也无需再为实物档案的存储和管理投入大量的人力和物力，降低了管理成本。
在成本节约方面，合思档案的无纸化报销方案每年为企业节约了3万元的纸张打印成本。这不仅体现了企业的环保意识，也为企业带来了实实在在的经济效益。
在人力方面，由于工作效率的提高，企业的财务人力减少了3人。这不仅降低了企业的人力成本，还提高了团队的整体效率和执行力。
合思档案：引领企业数字化转型
合思档案助力海亮教育科技服务集团在提高工作效率的同时，也实现了成本的显著降低，成功推动了企业的数字化转型。合思作为专精特新企业，自成立以来累计融资超15亿元人民币。它始终秉承以客户为中心的服务理念，分别在杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。
截至目前，已有7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，借助合思档案实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更大的价值。“未来财务用合思，让有限更有效”，这句宣传语正是合思档案强大实力和卓越价值的生动体现。
如果您的企业也面临着财务管理难题，渴望实现数字化转型，不妨选择合思档案。现在就可以免费试用合思档案的无纸化报销方案，亲身感受其带来的高效与便捷，开启企业财务管理的新篇章。
