在当今数字化浪潮席卷的时代，数电票正以前所未有的速度在各行各业迅速扩张。相关政策明确指出，2025年要完成数电票全覆盖，这无疑给企业财务档案管理带来了全新的挑战。目前，全国36个省市区已实现数电票试点全覆盖，并且电子发票接收的合法性有一系列政策保驾护航，如2016年1月1日财政部、国家档案局令第79号肯定了电子会计档案的法律效力。
然而，在纸电混合的时代，企业在传统纸质档案管理方面却面临着诸多痛点。对于企业高管而言，纸质档案管理成本巨大，不仅需要花费大量资金用于纸张、印刷等，而且储存占地空间大。同时，档案数据缺乏汇总整理，难以进行有效的分析和利用，这使得企业在决策时缺乏有力的数据支持。财务人员则被海量的档案数据所困扰，整理档案不仅耗费大量时间，还需要手动逐一匹配、核对确认，工作枯燥且繁复，大大降低了工作效率。业务人员在出差、招待后报销时，纸质票据留存再上交的流程繁琐，耗费时间和精力。
传统纸质档案管理还存在着高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。高显性成本体现在纸质凭证输出耗材成本高，以及需要大量的档案室和档案柜等存储空间；高隐形成本表现为手工装册归档的重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，导致数据不能得到有效利用；高合规风险则是由于电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，以及不可抗力可能导致纸质档案损坏等。
值得庆幸的是，国家政策大力支持电子会计档案管理，电子会计档案与纸质会计档案具备同等法律效力，企业电子会计档案全面无纸化时代已经到来。并且，电子会计档案管理需要关注全生命周期管理闭环。
贴心方案满足多元需求
合思档案针对上述痛点，提供了领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，能够满足企业不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收。
对于CEO/高管来说，合思档案能够沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化，实现降本增效和绿色低碳运营。通过对档案数据的有效分析，高管可以做出更加科学合理的决策，为企业的发展指明方向。
对于归档员/财务而言，合思档案可提高工作效率，让他们告别重复低价值的工作。档案数据同源，全流程透明流转，便于监控、分析，财务人员可以轻松完成档案管理，提高档案利用效率。他们不再需要花费大量时间在繁琐的档案整理和核对工作上，可以将更多的精力投入到更有价值的财务分析和决策支持工作中。
对于外部审计，合思档案能实现档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收。财务人员无需与审计人员重复沟通补充审计资料，大大提高了审计工作的效率和准确性。
全面功能铸就强大实力
合思档案拥有丰富全面的功能模块，包括发票（大数据解决方案）、单据（档案扩展解决方案）、凭证（费控系统）、账簿（税务系统）、报表（QA系统）、电子档案（资金系统）、纸质档案（影像系统）、自定义档案（业务系统）、实物备查解决方案（更多系统）、数电票解决方案（共享调阅解决方案）等。
在多源采集功能方面，基于跨系统数据集成要求，合思档案提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，支持自定义数据采集方案。同时，对于不满足系统集成要求的零散会计资料，还支持多种便捷手动数据补录方式。
智能制档功能是合思档案的一大亮点。会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证可以自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据。还可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，方便查询和分析。
合思档案实现了电子会计档案全生命周期管理，涵盖智能采集（外部生态有规则引擎等，内部有EAI插件等方式）、预归档服务（自动归档等）、基础管理（档号管理等）、档案服务（身份调查等）以及统计分析和应用层（辅助审计等）功能。
核心亮点凸显独特优势
便捷调阅不打印，混序归集免组装是合思档案的一大特色。它打破物理空间限制，用户可以在线自由调阅档案。预置规则引擎自动匹配业务数据、银行回单、会计凭证与发票等，确保档案完整性的同时自由穿透档案链。融合“混序归档”“分类归档”等功能，实现档案合规不打印，助力双碳目标落地。
合思档案具备“四性检测+业务检测”双模式检测方案。按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件及业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置。
大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询。深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高了档案管理效率，释放了档案数据价值。
实物备查功能可智能区分纸电标识，线上、线下高度关联，实现实物档案全流程管理定位。服务场景包括打标 – 到单 – 装盒 – 上架（流程可逆）、集团共享批量作业、极简管理低碳环保等。
显著价值彰显实用效能
合思档案能为企业带来显著的降本增效效果。它能更有效地“收紧钱袋子”，彻底告别传统手工归档，档案不打印，如可节约70%纸张成本、75%整理成本，检索效率提升90%。
作为闭环全量业财系统的“连接器”，合思档案补足了企业信息化建设的空白，拉通了业财税档全链路，让数据“活起来”，真正利用档案数据，实现数据价值。
合思档案实现了资源重组，前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升，助力企业实现业财融合，实现企业效益最大化。企业使用的电子档案管理系统具备广泛连接的能力、100%自动归档能力、符合国家政策要求以及灵活承接、持续迭代的能力，满足企业全面数字化建设的需求。
典型场景展现广泛应用
在实际应用中，合思档案有着丰富的典型使用场景。财务人员可通过多维查询、导入式查询、一站式预览、穿透查询等方式快速获取所需档案信息，高效完成工作。他们可以在短时间内找到自己需要的档案，提高了工作的准确性和效率。
业务人员可进行授权检索和授权借阅，方便在出差、招待等业务场景后快速处理报销等事宜。他们不再需要为繁琐的报销流程而烦恼，节省了大量的时间和精力。
审计人员可利用证据方案库、凭证抽凭查询、穿行调阅等功能，实现档案外审在线化、可溯源，提高审计工作效率。审计工作变得更加高效、准确，为企业的合规运营提供了有力保障。
管理人员可通过统计报表、图表展示等功能，对档案数据进行分析，为企业决策提供支持。他们可以从档案数据中发现潜在的问题和机会，做出更加明智的决策。
成功案例见证卓越成效
某企业年单据量2.6亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据、自动匹配组装档案、实现档案管理电子化和借阅管理信息化等解决方案，取得了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效的成效，如业务和财务数据穿透联查，凭证与单据关联次数达350亿次等。
世界上最大的重型装备制造商之一的企业，面临档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、回单整理费时费力、实物档案异地管理难等问题。合思档案的单套制管理方案实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，纸张打印成本减少100万张纸/年。
某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，合思档案的数据集成方案、业务检测方案和跨系统调阅方案，实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理，预估节省总体成本30W + /年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。
中国最大的K12民办教育集团之一的企业，在采集、存储、整理、利用等环节存在问题。合思档案的数据集成方案、智能化制档方案和电子原文件独立管理方案，以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。
市场定位铸就竞争优势
合思是专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币，在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一，服务6000 + 企业客户，还获得了福布斯中国科技50强、SOC1、SOC2安全认证、信息安全等级保护三级认证等荣誉。
合思档案自主研发工具包，具有更强大的数据获取、验签、解析能力，持续迭代、接口开放，能更好地适应数电票管理要求的特殊性。
其提供的档案扩展解决方案可自定义档案类型，全流程扩展管理，通过生成式OpenAPI和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。
证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供多种组合形式的档案匹配组装能力，依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链，并创造性提供财务视角下完整性检测方案，保障财务合规。
合思档案助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用，让企业更好享受数字化转型带来的降本增效。随着国家政策的推动和企业数字化建设的需求，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择，合思档案将持续迭代升级，为企业提供更优质的服务。
合思在北京、上海、杭州等多地设有服务地点，联系电话为400 – 105 – 6505，网站是www.hosecloud.com，还可通过微信公众号和小程序获取更多信息。如果您想体验高效的数字票据处理和电子会计档案管理，不妨免费试用合思档案，开启企业数字化管理的新篇章。
