在当今数字化浪潮的推动下，电子凭证改革正以前所未有的速度驶入快车道。这一变革给企业的财务档案管理带来了全新的挑战与机遇。众多企业在财务档案管理方面遭遇了重重痛点，而合思作为财务数智化服务与电子会计档案解决方案的领先供应商，及时推出了合思档案平台，为企业解决财务档案管理难题提供了有力的支持。
行业痛点：财务档案管理困境凸显
企业在进行电子费用报销及相关财务档案管理时，面临着诸多棘手问题。
首先是归档难题。在财务归档工作中，工作人员需要耗费大量时间来确认单据的一致性。每一张发票、每一份报销凭证都需要仔细核对，以确保信息准确无误。然而，即便如此，档案遗失的情况仍然难以避免，这无疑给企业的财务管理带来了潜在的风险。
其次，查找效率低下。纸质档案受时空限制极大，查找一份档案可能需要花费大量时间在堆积如山的文件中翻找。尤其是在企业业务规模不断扩大、档案数量急剧增加的情况下，查找档案的难度更是呈几何级数增长。
再者，成本居高不下。大量纸质档案的管理对空间和人力都提出了极高的要求。企业需要专门的档案室来存放档案，购买大量的档案柜，这无疑增加了企业的存储成本。同时，档案的整理、保管和查找都需要投入大量的人力，进一步加重了企业的人力成本负担。
最后，合规性难以保证。传统的纸质档案管理办法无法有效保证电子原文件的长期保存和数据安全可用。随着电子凭证的广泛应用，企业需要更加完善的档案管理系统来确保电子文件的真实性、完整性和安全性。
解决方案概述：全流程打通财务数智化服务
合思档案平台全面打通了电子凭证会计处理的全流程各环节。基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新以及无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为企业提供了全方位的财务数智化服务。
在电子费用报销方面，该平台实现了从消费到入账再到归档的无缝衔接。员工在进行费用报销时，无需再像以往那样繁琐地填写纸质报销单、粘贴发票，只需通过平台提交电子报销申请，系统即可自动进行审核和入账处理，大大提高了报销效率。
同时，平台聚合了商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等多项功能，为企业提供了一站式的财务管理解决方案。企业可以通过一个平台对各项财务业务进行集中管理，实现了财务数据的集中化和共享化，提高了企业的财务管理水平。
核心功能亮点：便捷高效的档案管理体验
- 便捷调阅不打印，混序归集免组装
合思档案平台打破了传统档案管理的局限，实现了档案的便捷调阅。员工在需要查阅档案时，无需打印纸质文件，只需在平台上输入相关关键词，即可快速找到所需档案。同时，平台支持混序归集，档案无需按照传统的顺序进行组装，系统会自动对档案进行分类和整理，大大提高了档案的管理效率。 - 电子会计档案全生命周期管理
该平台提供了电子会计档案的全生命周期管理服务。在智能采集环节，平台通过开放式接口互联和自主采集功能，能够快速准确地采集各种电子凭证和档案信息。对于大文件，系统会自动进行切割处理，对数电票实现自动化解析，确保数据的准确性和完整性。
在预归档服务方面，平台会对采集到的档案信息进行初步审核和整理，为正式归档做好准备。基础管理功能包括精准权限管控、档案目录灵活扩展、水印管理等，确保档案的安全性和规范性。档号的设置符合国标要求，方便企业进行档案的管理和查询。
在档案服务方面，平台提供了辅助审计、项目管理、统计分析等多项功能。企业可以通过平台对档案数据进行深入分析，为企业的决策提供有力支持。 - 实现档案数据同源，透明流转
合思档案平台实现了档案数据的同源和透明流转。所有的档案数据都来自于同一个数据源，确保了数据的一致性和准确性。同时，档案数据在平台上可以实现透明流转，企业的各个部门可以根据权限对档案数据进行查看和使用，便于企业对档案数据进行监控和分析。
用户收益：降本增效，合规运营
- 自动化归档告别重复性工作
合思档案平台的自动化归档功能让企业告别了繁琐的重复性工作。员工只需将电子凭证和档案信息上传到平台，系统会自动对档案进行分类、整理和归档，大大减少了员工的工作量。同时，档案的利用也变得更加便捷高效，员工可以随时随地通过平台查阅所需档案。 - 降低成本
在电子费用报销及档案管理过程中，合思档案平台帮助企业降低了多项成本。在耗材成本方面，由于实现了电子报销和档案管理，企业无需再打印大量的纸质文件，节约了纸张打印费用。在存储成本方面，减少了档案柜和档案室的使用，降低了企业的存储成本。在人力成本方面，减少了档案整理和查找所需的人力投入，提高了企业的人力资源利用效率。 - 提高工作效率
平台的应用大大提高了企业的工作效率。在电子费用报销环节，减少了人工耗时，员工可以更快地完成报销流程。在审计方面，平台提供的辅助审计功能可以帮助审计人员快速准确地获取所需档案信息，提升了审计效率。同时，员工可以通过平台实现实时调阅和精准查找档案，提高了工作的及时性和准确性。 - 确保合规
合思档案平台严格遵循相关法律法规和行业标准，保证了电子原文件的长期保存和数据安全可用。企业在使用该平台进行电子费用报销和档案管理时，可以有效避免因合规问题带来的风险，确保企业的合规运营。
典型场景：全流程无纸化管理
在企业日常财务工作中，涉及电子费用报销、采购付款、审计等多个场景。合思档案平台在这些场景中都发挥了重要作用。
在报销场景中，员工可以通过平台进行电子报销，无需打印单据。报销申请提交后，系统会自动进行审核和入账处理，实现了报销流程的自动化和无纸化。
在审计场景中，审计人员可以以档案数据为标准，通过平台快速准确地获取所需档案信息，提升了审计效率。企业在面对电子凭证接收、报销、入账、归档等环节时，合思档案平台可实现全流程的无纸化管理，确保了财务业务的高效、准确和合规。
客户成功案例：实践见证卓越成效
- 好想你健康食品股份有限公司
好想你通过使用合思档案平台，在电子费用报销及档案管理方面取得了显著成效。减少了90%的人工耗时，总部接收档案的管理耗时减少了80%，借阅管理的管理耗时减少了67%。预计每年可减少综合成本20万元，大大提高了企业的财务管理效率和经济效益。 - COMMUNE幻师
COMMUNE幻师在引入合思档案平台后，纸张使用量减少了88%，存储空间节省了79%。年节约成本达到5000万元，报销效率提升了300%。企业的财务管理水平得到了极大提升，实现了降本增效的目标。 - 云海肴
云海肴使用合思档案平台后，节省了打印、存储等总体成本30万/年。业财融合程度提升了80%，财务提效90%，实现了100%的合规降本。企业的财务管理更加规范、高效，为企业的发展提供了有力支持。 - 金牌橱柜家居科技股份有限公司
金牌橱柜在应用合思档案平台后，档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%。预估每年可节省总体成本30万 +，档案合规性达到100%。企业的档案管理工作得到了极大改善，提高了企业的竞争力。
如果您的企业也想解决财务档案管理难题，实现降本增效、合规经营和低碳运营，不妨选择合思档案平台。现在您可以免费试用合思档案平台，立即拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com了解更多详情。
