在数字化浪潮汹涌澎湃的当下，电子凭证改革正以前所未有的速度重塑着财务领域的格局。2024年11月1日，铁路旅客运输领域全面推广使用数字化电子发票；同年12月1日，民航旅客运输服务领域紧跟步伐，航空运输电子客票行程单也实现了全面数字化。这一系列举措宛如激昂的号角，宣告着我国电子凭证改革驶入了快车道。电子凭证开具端已基本完成数字化适配，长期困扰企业的电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难的“最后一公里”问题即将得到全面解决，电子凭证数字化转型进一步提速，全流程无纸化时代已然来临。
在这场变革的浪潮中，合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，敏锐地捕捉到了时代的脉搏，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案，为企业的无纸化报销管理带来了全新的解决方案。
电子凭证无纸化：财务数智化必由之路
在当今数字化的大趋势下，电子凭证全流程无纸化已成为财务数智化的必行之路。会计凭证作为连接企业经济活动与财务报告的关键数据载体，其数字化程度直接影响着企业财务管理的效率和水平。只有实现电子凭证从开具到接收、报销、入账、归档的全链无纸化，才能真正实现财务管理的数字化转型。
电子凭证全流程无纸化不仅有助于优化企业的管理流程，突破传统报销模式下会计凭证“接收难、入账难、归档难”的困境，还能有效降低单位的运行成本和资源消耗，推动企业实现数字化与绿色化的协同转型。在这个过程中，无纸化报销管理起到了至关重要的作用，它使得企业的财务管理更加高效、便捷、环保。
传统档案管理：痛点丛生亟待解决
传统的档案管理模式在电子凭证时代显得捉襟见肘，暴露出诸多痛点。以好想你健康食品股份有限公司为例，在财务归档时，工作人员需要花费大量时间确认单据、发票、回单和凭证的一致性，即便如此，档案遗失的情况仍难以避免。纸质档案受时间和空间的限制，查找起来极为不便，需要耗费大量时间，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。此外，大量纸质档案的管理对空间和人力的要求极高，成本居高不下。而且，传统的纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存，也难以确保数据的安全可用，无法满足现代企业的管理要求。
另一家企业COMMUNE幻师同样面临着类似的问题。该企业每年在档案耗材、打印、存储方面的成本高达53323元，门店报销周期长达2个月，且缺乏有效的电子会计凭证文件管理手段。这些问题严重影响了企业的财务管理效率和成本控制，使得无纸化报销管理成为企业的迫切需求。
合思档案：全流程解决方案破难题
合思档案针对传统档案管理的痛点，提出了一套全面的解决方案，实现了财务档案「采制管用」全生命周期管理，确保全流程合规化、自动化、数字化。
在采集环节，合思档案具备开放式接口互联功能，能够自主采集各类数据。同时，它还能对大文件进行自动切割，对数电票进行自动化解析，确保数据的准确获取。在制作环节，通过智能关联和自动组装，实现凭证的高效生成。系统还具备四性检测、业务检测和自定义版式文件功能，保证凭证的合规性和规范性。在管理环节，合思档案拥有精准的权限管控和灵活的档案目录扩展功能，采用水印管理，档号符合国标要求，确保档案数据的安全和规范。在使用环节，提供多维检索和一站式预览功能，支持在线借阅和异构系统联查，实现实物混序归档和可视化盘点档案数据，方便企业对档案的查询和使用。
通过流程的识别与优化，合思档案展开跨部门协调，实现流程的顺畅运行和效率提升。它将不同流程的需求转化为个性化的系统建设，通过数字化平台固化流程，提高工作效率。同时，打破数据孤岛，实现业财一体化数据融合，在归档前建立完整的财务证据链，实现全面无纸化报销管理。
核心模块：功能强大助力高效管理
合思档案的功能蓝图涵盖了便捷调阅不打印、混序归集免组装等特点，实现了电子会计档案全生命周期管理，包括采集、制、管、用四个关键环节。
在采集方面，智能采集外部生态（如OCR识别、RPA技术等）和内部系统（如EAI插件、API接口等）的数据，确保数据的全面获取。预归档服务集成了服务、规则引擎、元数据服务等功能，为后续的处理提供支持。基础管理涵盖档案存储、检索、借阅、销毁等环节，确保档案的规范管理。档案服务则包括辅助审计、项目管理、统计分析等，为企业的决策提供数据支持。
从业务层来看，内部产生的记账凭证、报销单据、审批单据、会计账簿、会计报表等，以及外部接收的银行回单、OA系统、CRM、SRM等数据，都能在合思档案中得到有效管理。核算系统中的财务系统、资金系统、销售订单、进项发票、销项发票、财政票据等也能实现无缝对接。应用层则提供辅助审计、证据方案库、审计抽凭、穿行测试、单证备案、项目管理等功能，满足企业多样化的管理需求。
竞争优势：广泛连接降本增效显著
合思基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。这种广泛连接的生态使得合思档案能够与企业的各个业务系统实现无缝对接，提高数据的流通和共享效率。
以一家年20万凭证、40万回单、30平方米档案室的北京大型制造业企业为例，使用合思档案后，年节约打印成本=(200000 + 400000)0.5 = 300,000元；年节约存储成本=(200000 + 400000)/4000.45 = 675元；年节约档案室成本=30平1.3元/天365 = 14,235元；年节约人力成本=20052*12 = 24,000元；年总节约成本=338,910元。这些数据充分体现了合思档案在降本增效方面的显著优势，为企业的无纸化报销管理提供了有力支持。
成功案例：多行业应用效果显著
合思档案在不同行业的成功应用案例，充分展示了其在无纸化报销管理方面的强大实力。好想你使用合思档案后，减少了90%的人工耗时，总部接收减少了80%的管理耗时，借阅管理减少了67%的管理耗时，预计每年减少综合成本20万元。这表明合思档案能够有效提高企业的财务管理效率，降低管理成本。
COMMUNE幻师上线电子会计档案管理系统后，纸张使用量减少了88%，存储空间节省了79%，年节约成本5000万元，报销效率提升了300%。这些数据直观地体现了合思档案在优化企业财务管理流程、降低成本、提高效率方面的显著成效，为企业的可持续发展提供了有力保障。
服务体系：全方位保障企业需求
合思秉承以客户为中心的服务理念，构建了完善的服务体系。在北京、杭州、南昌设立研发中心，不断投入研发资源，确保产品的技术领先性和创新性。在全国22个城市设有直营服务网络，能够为当地企业提供及时、高效的服务。同时，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，进一步扩大了服务范围，满足不同地区企业的需求。
截至目前，已有7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，共同实现降本增效、合规经营和低碳运营。合思档案凭借其卓越的性能和优质的服务，赢得了广大企业的信赖和认可。
结语：推动数字化转型，共创数智化新局面
回顾合思档案在解决企业档案管理问题上的成效，我们可以看到它为企业的无纸化报销管理带来了巨大的变革。基于合思档案在行业应用中的深度实践和丰富案例经验，合思精心挑选各行各业优质“无纸化”实践企业案例，发布了《电子会计档案实践案例集》。这本案例集具有很高的参考价值和借鉴意义，为企业的电子凭证数字化转型提供了宝贵的经验和指导。
我们希望《电子会计档案实践案例集》能够进一步推动我国电子凭证数字化转型，打造电子凭证全链路智能流转的数智化新局面。如果您也想体验合思档案带来的高效无纸化报销管理解决方案，不妨现在就点击免费试用，开启企业财务管理的新篇章！
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