在当今汹涌澎湃的数字化浪潮中,企业财务档案管理正面临着前所未有的挑战。2025年数电票全覆盖的目标,让企业财务档案管理直接面对新的难题,信息化建设急需加速推进。在纸电混合的时代背景下,企业不同角色的人员都有各自的困扰。企业高管苦恼于纸质档案管理成本高昂、占地空间大,且档案数据难以分析利用;财务人员则被海量的档案数据、繁琐的整理工作以及手动匹配核对的任务压得喘不过气;业务人员也深受报销纸质票据流程繁琐、耗时的折磨。
此外,纸质凭证输出不仅耗材成本高,还需要大量的存储空间,手工装册归档的重复性工作让人疲惫不堪,查询调阅的条件不够精细,数据无法得到有效利用,电子会计凭证文件也缺乏有效的管理手段,甚至不可抗力因素还可能导致纸质档案损坏。不过,从部门规章到国家法律,都已经全面肯定了电子档案的法律效力,电子会计凭证可以以电子形式保存形成电子会计档案。但企业在数字化推行过程中,归档和储存环节仍未解决纸质文件储存问题,只有保证档案原生性,才能确保企业财务档案管理合规,最终实现企业全面数字化。此时,引入先进的档案管理数字解决方案迫在眉睫。
多元方案破难题
合思档案为企业财务档案管理难题量身定制了一套全面且领先的档案管理数字解决方案。它提供领先的单套制解决方案(标准方案)以及六大场景解决方案,能够满足企业不同场景下的档案管理需求。该方案广泛连接业财系统,可实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配,真正做到应收尽收。
单套制解决方案带来了便捷调阅不打印、混序归集免组装的全新体验。通过电轨运行实现线上一套电子数据管理,让财务档案证据链完整,全面反映企业经营业务。档案数据之间建立起完整的勾稽关系,相互可穿透查询,纸质原文件混序归档,大大提高了效率。会计档案无需打印,就能确保档案数据完整、真实、合规。
档案扩展解决方案借助生成式OpenAPI和自定义档案目录,帮助企业扩展档案管理范围,实现不同档案类型的高效管理。它提供可扩展的档案目录和自动化的接口封装,让不同档案类型归档接口配置化,企业可以根据自身管理需求自定义归档目录。
证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎,提供不同组合形式的档案匹配组装能力。它依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装,形成完整档案证据链。同时,创造性地提供财务视角下完整性检测方案,自动按照真实业务场景检测证据链完整性,保障财务合规。
丰富功能全满足
合思档案具备丰富且强大的功能,全方位满足企业档案管理需求。
多源采集功能基于跨系统数据集成要求,提供自动生成式Open API实现快速集成,还预制了系统连接器,能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。它支持自定义数据采集方案,满足不同场景的采数需求。同时,对于不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料,也支持手动采集,提供多种便捷手动数据补录方式。
智能制档功能通过规则引擎实现会计档案关联规则可视化配置。不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证能够自动关联匹配及组装,整合零散数据形成完整的业务链组合数据,减少90%人工匹配工作量。它还具备关联检索、全文检索等辅助功能以及手工关联、手工解绑等修正操作,关联任务执行进度可视化。通过字段映射,已完成业务证据链组装的档案数据可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射,让凭证数据业务化、业务数据财务化,帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。
档案管理功能支持权限管理,可自定义创建用户管理角色,隔离各核算账套数据权限,按照职能角色配置功能、操作权限,进行水印权限管理且范围自定义。它支持档案目录灵活扩展,可自定义档案目录分类,维护、新增创建档案字段,设置表单主键,灵活拓展档案目录框架,动态自动封装归档接口,便于对外提供。系统还规范预置档号,根据国家发布的档案行业标准中《DA/T 13 – 2022档号编制规则》,规范预置档号、档案册号编制规则,同时支持根据企业制度自主排列、扩展等。
档案应用功能支持多维检索,可按照凭证维度、业务维度进行自定义查询,按目录、全文检索,按检索条件快速定位结果,支持批量检索,服务“导入式”批量检索需求。它实现一站式预览,智能搭建凭证、业务单据、发票以及银行回单等多种类型组合关系结构树,实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯,呈现多种类型凭证票据穿透联查、一站式预览效果。它支持外部系统调阅,为第三方系统提供档案影像调阅接口,直接调阅预览组装好的档案及相关文件。还可可视化盘点档案数据,实现档案数据资产化,提供档案借阅服务,借阅人可在线查看、支持下载,管理员可实现借阅过程透明化,一键到期催还。
核心亮点显优势
合思档案具有显著的核心亮点,使其在市场中脱颖而出。
它能显著降本增效,彻底告别传统手工归档,档案无需打印,能更有效地为企业节约成本。例如,为企业节约70%纸张成本、75%整理成本,提升90%检索效率,确保100%管理合规性。
作为电子会计档案管理平台,它成为闭环全量业财系统的“连接器”,补足信息化建设空白,拉通业财税档全链路。
合思档案让数据“活起来”,真正利用档案数据,实现数据价值。从数据到决策,前后端数据同源,流程全息贯通,管理能效大幅提升。
它具备广泛连接的能力,可连接各类异构业财系统,广泛采集数据,成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统。拥有100%自动归档能力,强大的规则匹配能力最大程度减少人工介入,实现自动组装、归档。它符合国家政策要求,进行电子会计档案合规性管理,还具有灵活承接、持续迭代的能力,满足接收管理数电票的能力,且拥有稳定的迭代能力,及时应对变化。
不同角色获价值
合思档案为不同角色的用户带来了重要的价值。
对于CEO/高管来说,它能沉淀数据资产,保障合规管理,提升企业财务档案利用效率,挖掘财务档案数据价值,助力企业决策数智化,提升财务服务效率,打响数字化转型决胜之战。借助数字化手段节约档案管理成本,提升档案利用效率,实现绿色低碳运营。
对于归档员/财务人员,可提高工作效率,告别重复低价值工作,实现档案数据同源,数据全流程透明流转,便于监控、分析,轻松完成档案管理,提高档案利用效率。
对于外部审计人员,审计无需进入档案室,实现档案外审在线化、可溯源,一键查询借阅,权限一键下放/回收,财务无需与审计重复沟通、补充审计资料。
典型场景展身手
合思档案在多种典型使用场景中发挥着重要作用。
在数电票管理场景中,合思档案提供数电票多渠道获取、验签、解析、自动填报、入账、封装、归档端到端全流程自动化解决方案。它支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作,实现数电票全流程闭环管理。
在实物档案管理场景中,在“纸电混合”阶段,合思档案通过纸电介质分策略、归档纸电统计、二维码状态同步完成实物档案全流程管理及定位,服务实物档案全流程线上化管理,实现实物档案的创新管理和便捷利用。例如,支持打标 – 到单 – 装盒 – 上架流程,可逆且可根据实际档案管理场景搭配;支持集团共享,批量作业,多人并发装盒,实时监控实物档案归档进度;提供极简管理,低碳环保,服务单套制,提供线下实物备查清单及档案装盒清单。
在大数据管理场景中,数电票时代企业内外部电子数据呈爆发式增长,合思档案大数据解决方案深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节,提高档案管理效率、释放档案数据价值。它支撑各类归档格式转化、秒级预览版式文件,动态API接口接收、大文件切割识别、异步批次处理,元数据级检索、海量数据秒级查询,海量数据支撑加密、防篡改、防泄露、备份、日志记录等安全存储机制,支持档案数据证据链式组装下载、电子文件可选式组合下载、场景化应用合并下载等。
成功案例见成效
多个企业通过使用合思档案取得了显著的成效。
某企业年单据量2.6亿,存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案提供多系统采集数据,业务、财务数据应收尽收,自动匹配组装档案,会计凭证上下游单据树状结构呈现,档案管理电子化,借阅管理信息化,安全保障可追溯,简化装订流程,1分钟快速定位数据,减少打印与邮寄。管理成效显著,实现业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效,业务与财务数据穿透联查,会计凭证上下游单据树状结构清晰明了,档案管理电子化、信息化,借阅管理、档案室管理规范化,企业成本降低,流程精简使财务人员增效,装订简化节约企业显性成本。
世界上最大的重型装备制造商之一存在档案管理流程复杂、人工环节多,凭证附件标准/会计档案管理制度不统一,每月回单整理费时费力,实物档案异地管理、财务信息难整合、政策落地难等问题。合思档案的单套制管理方案实现安全合规存储,OCR识别附件和回单,自动提取发票/回单台账,存储发票/回单原文文件,保护电子凭证原生态;进行业务完整性检测,系统取代人工方式,灵活搭建检测方案,智能检测会计档案的完整性;推进单套制落地,混序归档 + 银行回单分类归档,以单套制推进档案无纸化。管理成效包括实现标准化落地,共享中心统建档案管理系统实现档案共享,统一原始凭证附件要求,会计档案管理制度标准化、制度化;力保电子会计档案合规,建设电子档案系统,实现财务档案的安全存储,满足国家6号文及试点单位要求,保护电子会计凭证的原生性,同时满足企业审计对于电子原件的要求;低碳环保,积极响应政策,实现财务档案管理无纸化,档案应用数字化,整理匹配效率提升80%,存储空间成本减少300册/年,释放1/3,纸张打印成本减少100万张纸/年。
中国最大的K12民办教育集团之一在采集、存储、整理、利用环节存在低效的档案管理现状。合思档案的数据集成方案按照归档范围、归档标准梳理业务档案归档场景,实现应收尽收,统一数据标准,夯实数据分析基础,灵活运用动态API接口,按阶段延展档案管理范围;智能化制档方案按照业务管理规范和归档管理规范,搭建全业务版式文件自动生成及归档,按照统一的业务逻辑,搭配可视化关联规则配置,通过业务映射打破财务数据和业务数据的数标签,将业务证据链搭建完成,实现智能化自动组装;电子原文件独立管理,完成电子票据的合规存档,为参加电子凭证会计数据标准化试点打下坚实基础。管理成效是以电子会计档案为核心,形成多向、网状管理结构,简化会计管理流程,提高工作效率,档案多维穿透查询,以电子借阅为主,简便高效。
独特定位赢市场
合思创立于2014年,是一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司,是专精特新企业。成立以来已累计融资超15亿元人民币,在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一,服务6000 + 企业客户,获得福布斯中国科技50强、SOC1、SOC2安全认证、信息安全等级保护三级认证等荣誉。
合思档案是领先的单套制电子会计档案管理平台,在档案著名学者的研究中明确“单轨制”“单套制”是适应数字社会、数字政府高效运行的文件管理模式,是我国电子文件管理模式调整的目标和方向,合思档案符合这一发展趋势。
合思自主研发工具包,具有更加强大的数据获取、验签、解析能力,持续迭代、接口开放,能更好地适应数电票管理要求的特殊性。
合思档案凭借其卓越的功能和显著的成效,为企业财务档案管理带来了巨大价值。它坚持以客户为中心,助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点,助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型,实现会计档案价值的深度应用。无论是政策推动、合规要求,还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标,电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择,合思档案能满足企业这一需求,帮助企业实现全面数字化。合思在全国22个城市设有直营服务网络,通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市,为企业提供便捷的服务和支持。企业可通过拨打400 – 105 – 6505电话、访问www.hosecloud.com网站等方式与合思取得联系,还可以免费试用合思档案,开启企业档案管理数字化的全新篇章。