合思档案：引领企业电子会计档案管理数字化转型

在当今数字化浪潮席卷的时代，企业数字化转型已成为必然趋势。北京合思信息技术有限公司（简称“合思”，原易快报），自2014年创立以来，便致力于为企事业单位提供财务数智化产品和服务。凭借广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新以及无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，合思为客户打造了聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位的财务数智化服务体系。

企业在数字化推行进程中，通过OA系统、资金系统、合同系统、CRM系统、费控系统等的建设，初步解决了线上业务处理问题。然而，在归档、储存环节，仍未摆脱纸质文件储存的困境，数据存储也依赖线下载体。要保证档案原生性，才能确保企业财务档案管理合规，最终实现企业全面数字化。同时，2025年数电票将实现全覆盖，企业财务档案管理面临新挑战，信息化建设亟待加强。因数电票管理要求特殊，企业急需专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效，电子会计档案都已成为企业数字化建设的必然选择。

数电票时代市场形势洞察

如今，电子发票接收在收票政策上已合法合规。早在2016年1月1日，财政部、国家档案局令第79号就肯定了电子会计档案的法律效力，满足相关条件的可以仅以电子形式归档；2020年3月23日，国家档案局、财政部财会[2020]6号又肯定了电子凭证的法律效力，满足一定条件时，可仅以电子会计凭证报销入账归档。在开票方面，全国36个省市区已实现数电票试点全覆盖。国家政策大力支持，电子会计档案与纸质会计档案具备同等法律效力，企业电子会计档案全面无纸化时代已然来临。这也意味着电子会计档案管理需要关注档案全生命周期管理闭环。从部门规章到国家法律，全面肯定了电子档案的法律效力，电子会计凭证可以以电子形式保存形成电子会计档案，同时需要建立电子会计凭证与相关联的其他纸质会计凭证的检索关系。

企业档案管理痛点剖析

企业高管常常面临诸多档案管理难题。纸质档案管理成本巨大，储存还占用大量空间，而且档案数据缺乏汇总整理，难以进行分析利用，这对项目成本分析造成了极大阻碍。财务人员则表示，档案数据量庞大，整理工作耗费大量时间，需要手动逐一匹配、核对确认，工作枯燥繁复，热情消磨殆尽。业务人员也抱怨不断，出差、招待后的报销纸质票据需要留存再上交，流程繁琐且耗时。企业还存在高显性成本，如纸质凭证输出耗材成本高、档案室和档案柜等存储空间需求大；高隐形成本，如手工装册归档重复性工作量大、查询调阅条件颗粒度粗糙，数据不能有效利用；高合规风险，如电子会计凭证文件无有效管理手段、不可抗力导致纸质档案损坏等问题。这些问题都严重影响了企业的项目成本分析和整体运营效率。

合思档案整体解决方案策略

合思档案提供了领先的单套制解决方案（标准方案）与六大场景解决方案，能够满足企业不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收。企业的数智化转型不仅仅是工具和组织的转型，更是思维方式的转变。合思不止是要做一款电子档案管理产品，更是将管理与服务相融合，携手企业碰撞出协作的价值。针对不同角色，合思档案提供了不同的解决方案。为CEO/高管沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力更精准的项目成本分析；为归档员/财务提高工作效率，告别重复低价值工作；为外部审计实现档案外审在线化、可溯源等。合思档案助力企业实现业财融合，补足信息化建设空白，拉通业财税档全链路，让数据“活起来”，实现数据价值，进而实现企业效益最大化，为项目成本分析提供有力支持。

合思档案核心模块揭秘

合思档案拥有领先的单套制电子会计档案管理平台，具有便捷调阅不打印、混序归集免组装的特点，可实现电子档案（发票、单据、凭证、账簿、报表）和纸质档案（自定义档案、实物备查解决方案）的高效管理，还具备大数据解决方案、档案扩展解决方案等多种功能。档案扩展解决方案可自定义档案类型，进行全流程扩展管理，生成式OpenAPI和自定义档案目录能帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供一对一、一对多、多优先级等不同组合形式的档案匹配组装能力，保障财务合规。数电票解决方案实现数电票多渠道获取、验签、解析、自动填报、入账、封装、归档端到端全流程自动化，支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的9类电子凭证的相关操作，为企业的项目成本分析提供了准确、完整的数据支持。

合思档案竞争优势凸显

合思档案拥有强大的大数据解决方案，支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询，深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，大大提高了档案管理效率，释放了档案数据价值，为项目成本分析提供了高效的数据处理能力。它具备“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案，按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用，业务检测还可基于企业不同业务场景提供灵活的档案关系上下游检测，确保项目成本分析的数据质量。多源采集功能强大，接口互联，自主采集，基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件；支持手动采集，自主补录，满足不同场景的采数需求。智能制档方面，规则引擎自动组装，不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证自动关联匹配及组装，减少90%人工匹配工作量，还具备字段映射功能，让凭证数据业务化、业务数据财务化，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接，提升了项目成本分析的准确性和效率。

合思档案成功案例展示

某企业年单据量达2.6亿，面临会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案提供多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现档案管理电子化、借阅管理信息化等解决方案，取得了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效的显著成效。如数据加载仅需30秒，关联匹配15分钟，凭证与单据关联次数达350亿次，为企业的项目成本分析提供了坚实的数据基础。世界上最大的重型装备制造商之一存在档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一等问题。合思档案的单套制管理方案实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，纸张打印成本减少100万张纸/年，有效降低了项目成本。某企业档案管理低效，存在档案管理痛点。合思档案的数据集成方案、业务检测方案和跨系统调阅方案使其实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理，预估节省总体成本30W + /年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，为项目成本分析提供了更高效的支持。中国最大的K12民办教育集团之一存在采集、存储、整理、利用等方面的低效问题。合思档案的数据集成方案、智能化制档方案和电子原文件独立管理方案，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，助力企业进行更精准的项目成本分析。

合思服务体系保障

合思秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。合思的联系方式十分便捷，包括北京、上海、杭州等多个城市的地点信息、电话400 – 105 – 6505、网站www.hosecloud.com，还有微信公众号二维码和微信小程序二维码。

综上所述，合思档案帮助企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。通过多种功能模块和解决方案，合思档案实现了电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理，为企业提供便捷、高效、合规的档案管理服务。无论是从政策合规性、成本效益还是管理效率等方面考虑，合思档案都是企业数字化建设中电子会计档案管理的理想选择。合思坚持“客户至上”的原则，聆听用户需求以进行产品迭代，能够让每一个企业更好享受数字化转型带来的降本增效。如果您想体验合思档案为企业带来的高效档案管理和精准项目成本分析，不妨点击免费试用，开启企业数字化转型新征程。