合思档案：开启财务管理云服务数字化新篇章

在数字化浪潮风起云涌的当下，企业财务管理领域正经历着前所未有的变革。2025年数电票全覆盖的目标近在咫尺，这无疑给企业财务档案管理带来了全新的挑战。传统的财务档案管理模式在面对数字化凭证时代时，显得力不从心，企业的信息化建设亟待“恶补”。

数电票的出现，要求企业必须经过验签、解析，以XML格式存档，同时XBRL文件还需写入财务入账信息。这一系列的变化，让企业迫切需要专业的“电子会计档案管理平台”来适应新的财务档案管理要求。

在纸电混合的时代，企业不同层面的人员都面临着各自的难题。企业高管常常为纸质档案管理成本居高不下而发愁，大量的纸质档案不仅占据了宝贵的存储空间，而且档案数据缺乏有效的汇总整理，难以进行分析利用。财务人员则被海量的档案数据所困扰，整理档案不仅耗费大量时间，还需要手动逐一匹配、核对确认，工作枯燥繁复。业务人员在出差、招待后的报销过程中，纸质票据的留存和上交流程繁琐，浪费了大量的时间和精力。

传统档案管理模式存在着诸多弊端。从显性成本来看，纸质凭证输出的耗材成本高，档案室和档案柜等存储空间需求大。隐形成本方面，手工装册归档的重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，数据无法得到有效利用。此外，还存在着高合规风险，如电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，不可抗力可能导致纸质档案损坏等问题。

尽管企业在推行数字化的过程中，通过OA系统、资金系统、合同系统、CRM系统、费控系统等建设，解决了线上业务处理的问题，但在归档、储存环节，仍然未能解决纸质文件储存的难题。数据存储采用线下载体，无法保证档案的原生性，难以确保企业财务档案管理合规，从而阻碍了企业全面数字化的进程。

在这样的背景下，合思档案应运而生，为企业提供了先进的财务管理云服务，助力企业解决档案管理的痛点。

一站式解决方案：满足多元需求

合思档案提供了领先的单套制解决方案和六大场景解决方案，能够满足不同企业在各种场景下的档案管理需求。通过广泛连接业财系统，实现了发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配和应收尽收。

单套制解决方案更是具有创新性。它实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装。在业务及管理流程中，实物流转和电轨运行相结合，线上一套电子数据管理，确保财务档案证据链完整，全面反映企业经营业务。档案数据之间建立了完整的勾稽关系，相互可穿透查询。纸质原文件可以混序归档，随到随归、无需排序及组装，大大提高了工作效率。同时，会计档案无需打印，保证了档案数据的完整、真实、合规。

档案扩展解决方案则允许企业自定义档案类型，实现全流程扩展管理。通过生成式OpenAPI和自定义档案目录，帮助企业扩展档案管理范围，提供可扩展的档案目录和自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口的配置化，企业可以根据自身管理需求自定义归档目录。

证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供了一对一、一对多、多优先级等不同组合形式的档案匹配组装能力。它能够依照不同类型档案规则，将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整的档案证据链。同时，创造性地提供了财务视角下的完整性检测方案，自动按照真实业务场景检测证据链的完整性，保障财务合规。

核心功能：彰显显著优势

合思档案的财务管理云服务具有多项核心功能，相比传统档案管理具有显著的优势。

多源采集功能支持接口互联和自主采集。基于跨系统数据集成要求，它提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。对于不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，还支持多种便捷手动数据补录方式。

智能制档功能通过规则引擎实现电子凭证数据的自动匹配组装。会计档案关联规则可以可视化配置，不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据，减少了90%的人工匹配工作量。此外，通过字段映射，已完成业务证据链组装的档案数据可以通过“元数据”级别的业务字段，完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。

专用格式版式文件功能可自主采集结构化字段信息，让财务档案更加“轻量”。它摆脱了传统文件存储形式，实现了数据与可读文件的实时转化，降低了企业档案存储成本。同时，支持自定义企业专用、个性化版式文件，档案盒内清单表、档案盒二维码等版式文件可以自定义调配生成，档案的可扩展性更强。

合思档案的优势十分明显。它能够实现显著的降本增效，彻底告别传统手工归档，档案无需打印。作为闭环全量业财系统的“连接器”，它补足了企业信息化建设的空白，拉通了业财税档全链路。让数据“活起来”，真正实现了档案数据的有效利用，发挥了数据价值。还可实现资源重组，前后端数据同源，流程全息贯通，提升了企业的管理能效。

实际案例：见证卓越成效

众多不同类型的企业已经亲身体验了合思档案财务管理云服务的魅力，以下是几个实际案例。

某企业年单据量高达2.6亿，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，实现了业务、财务数据的应收尽收。自动匹配组装档案，让会计凭证上下游单据以树状结构呈现。档案管理实现电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯。同时，简化了装订流程，1分钟即可快速定位数据，减少了打印与邮寄。通过合思档案的应用，该企业实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效，业务和财务数据可以穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构清晰明了，管理自动化程度大幅提高，企业成本显著降低。

某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，存在档案管理流程复杂、人工环节多，凭证附件标准和会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理、财务信息难整合、政策落地难等问题。合思档案的单套制管理方案包括安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地。通过该方案，企业实现了标准化落地，确保了电子会计档案的合规性，积极响应了政策要求，实现了低碳环保。整理匹配效率提升了80%，存储空间成本每年减少300册，释放了1/3的空间，纸张打印成本每年减少100万张纸。

某企业的档案管理现状低效，会计档案散落各系统，档案数据未得到有效整理利用，日常检索依赖多端系统分散查询，以纸质档案管理为主，实物翻阅效率低、易损坏、易丢，电子发票、电子银行回单存档不合规范等。合思档案的数据集成方案广泛连接，标准统一；接口开放服务，自定义扩展，配置化的接口方案即开即用，实现了应收尽收。业务检测方案精细化至元数据层级的关联规则引擎，能快速核查档案关系链条是否完整匹配，数据金额是否准确匹配。跨系统调阅方案可通过业务系统与档案系统的调阅交互，使得业务系统所查询数据根据权限和自动查询条件，可直接跨系统调阅完整业务链条的档案数据。该企业通过应用合思档案，实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理，预估节省总体成本30W+/年，合规性管理达到100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。

某中国最大的K12民办教育集团之一也存在低效的档案管理现状。在采集环节，业务系统多、系统独立数据隔离，纸质票据结构化数据提取困难，电子发票打印、查重、验伪耗时费力、浪费纸张；存储环节，实物存档占用空间，档案人员专人管理，受环境因素影响或保管不善，导致不同程度的损坏；整理环节，财务账表归档装订复杂，不断重复进行档案录入的操作，耗时长易出错；利用环节，实物凭证与业务分散，无法智能搜索、准确查找，查阅繁琐，多系统翻查原始单据、附件、纸质凭等，档案借还状态更新不及时，无系统留痕，无法多人借阅。合思档案的数据集成方案按照归档范围、归档标准梳理业务档案归档场景，实现应收尽收，统一数据标准，夯实数据分析基础，灵活运用动态API接口，按阶段延展档案管理范围。智能化制档方案按照业务管理规范和归档管理规范，搭建全业务版式文件自动生成及归档，按照统一的业务逻辑，搭配可视化关联规则配置，通过业务映射打破财务数据和业务数据的数标签，将业务证据链搭建完成，实现智能化自动组装。电子原文件独立管理完成电子票据的合规存档，为参加电子凭证会计数据标准化试点打下坚实基础。以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率，档案可以多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案已经成为企业数字化建设的必然选择。合思档案秉持以客户为中心的服务理念，坚持“客户至上”的原则，聆听用户需求以进行产品迭代。它能够助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，推动企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。

合思档案已经服务了众多事业单位及院校、央企、行业领军企业和国家试点企业，如广东某高校、中交集团、好想味、海亮教育科技服务集团等，得到了客户的高度认可和好评。合思在北京、上海、杭州等多地设有服务点，电话为400 – 105 – 6505，网站是www.hosecloud.com，还可通过微信公众号和微信小程序了解更多信息。

如果您的企业也想提升档案管理水平，实现降本增效和合规经营，不妨抓住数字化转型的机遇，选择合思档案财务管理云服务。现在就可以免费试用，亲身体验合思档案带来的优质服务。